Mít vše hotovo. Jde to vůbec?

Úkoly, to-dočka... Lepíky na monitoru. Asana, MS To Do, Trello, Freelo, Notion. Vzkazy na Slacku, vlaječky v inboxu. Vzkazy z domova ohledně školky, nákupu, řemeslníků a nákupu dárku pro bráchu. Sotva jedné sani useknete hlavu, narostou dvě další. Tuhle silnou sestavu prostě nemáte šanci přeprat. Tak s ní aspoň uzavřete smír a dohodněte podmínky zkrocení. Přečtěte si tipy psycholožky a koučky Kristýny Cetkovské, jak naložit s nekonečnými to do listy.

Odškrtnout si splněno nám přináší uspokojení. Máme hotovo, uzavřeli jsme kruh, dopamin v mozku nám posílá pocit uspokojení. Jenže... Nikdy nekončící seznam úkolů náš wellbeing dokáže také snižovat. Pohled na horu úkolů může způsobovat stres, pocit zahlcení, nezdravou touhu vyhovět a zavděčit se. 

Dlouhodobý nápor na psychiku vede k chronické únavě a stresu. U někoho se může kvůli nadměrné zátěži projevit syndrom vyhoření, úzkost či nastartovat deprese. 

Konec konců, je to právě stres, ne klinické diagnózy nebo jednorázové traumatizující životní události, který plní konzultace Soulmio psychoterapeutů nejčastěji.  

TOP 5 témat Soulmio psychologické poradny

  • 24 % - vztahy a rodina
  • 23 % - osobnostní rozvoj, sebevědomí
  • 21 % - stres, úzkost, panické ataky
  • 8 % - vyhoření
  • 6 % - deprese

Zdroj: Soulmio, Q3 2023

Kristýna Cetkovská, pracovní psycholožka, koučka a lektorka Soulmio workshopů a webinářů předkládá tipy, které při práci s nekončícími úkoly mohou pomoct nám i kolegům

1. Ranních 10: Kdo je připraven...

Než začnete vyřizovat všechny ty maily, které nepočkají a vrhnete se do víru porad: Stiskněte pomyslné tlačítko Pause. Věnujte 10 min přemýšlení a naplánování svého dne.

  • Co je jedna až tři nejdůležitější věci, které chcete stihnout?
  • Vyhraďte si na ně okno v kalendáři. 
  • Které aktivity vyžadují méně energie? 
  • Nechte si je na chvíle, kdy máte pracovní útlum. Typicky po obědě nebo ke konci pracovní doby.

2. Co nemusím dělat?

Buďte líní.

  • Co nemusíte dělat: Teď? Vy osobně? Vůbec?
  • Co můžete zautomatizovat?

Někdy se vrháme do práce, kterou za nás může někdo jiný udělat rychleji, lépe a levněji. Anebo s ní může pomoci AI. Někdy může být na začátku odrazující proces, kdy musíte někomu úkol podrobněji vysvětlit nebo nastavit proces, ke kterému si třeba ještě musíte nastudovat nový nástroj nebo technologii.

Z dlouhodobého pohledu se vám to ale vyplatí. Stihnete toho více, získáte více prostoru pro uplatnění svých silných stránek a svou energii nebudete pálit na nezáživných úkolech.

3. Starý dobrý Eisenhower

Důležité, ne až tak moc. Hoří, počká. Tohle rozdělení asi znáte. A jak často se jím řídíte? Ať už individuálně, nebo na úrovni týmu, či celé firmy?

  • Zkuste Eisenhowera zařadit do svého denního (nebo raději týdenního) plánování.
  • Příp. si jej vezměte na pomoc při nastavování týmových priorit. 

4. Jasně a postupně

Vždyť to zadání přece bylo jasné! Tak proč se to teď nadřízenému nezdá? Proč podřízený odchází s frustrací a spálenými zbytečnými man-days

  • Samozřejmě respektujte zkušenosti kolegů. S jinou mírou detailu zadáte úkol juniorovi nebo nováčkovi. A jen v hrubých rysech to zpravidla stačí u seniorních matadorů.
  • Inspirujte se v agilním vývoji. Pracujte v iteracích. Kromě kontroly, že zadavatel jede s vykonavatelem na jedné vlně je to také skvělý způsob, jak vyvážit dohodnutý progres s kreativitou a nečekanými změnami, kterým se často nejde vyhnout.

5. Efektivní přestávky

Když toho máte ale opravdu hodně. Když se vám oči klíží únavou. A taky v každý normální den, kdy chcete podobným stavům předejít. Berte pauzu jako žádoucí a nevyhnutelnou součást práce, která vám pomůže zůstat fit fyzicky i mentální. Plánovaná pauza vám připomene, že se máte napít, najíst, protáhnout, obejít blok, zeptat se kolegů, jak se mají. Pomůže mozku se na chvíli odreagovat, inspirovat se jinde a díky tomu pak být produktivnější a kreativnější. 

TIP: Jak vám rajče pomůže dodržet pauzy

Zkuste do svého dne zařadit techniku pomodoro. Její název pochází z italského pojmenování pro rajče - typického tvaru kuchyňské minutky, která odpočítává čas. Technika produktivity pracuje na stejném principu.

  • Nastavte si v telefonu nebo na počítači časovač. 
  • 30 min soustředěně pracujte. 
  • 5 min si dejte pauzu. 
  • Po 90 min si dejte 15 min. 

Nebo si intervaly upravte, aby vám více vyhovovaly. Principu ale rozumíte: Jde prostě o to zařadit krátké a delší pauzy cíleně do svého pracovního dne. A dodržet je. 

Žijeme v době nekončících to-do listů?

Článek je inspirovaný tématem nekončících to-do listů, který původně napsala Kristýna Cetkovská, psycholožka, koučka a studentka doktorského studia Psychologie práce a organizace na UK v Praze. V Soulmio vede workshopy a webináře pro klienty s tématikou wellbeingu na pracovišti a job craftingu. Její článek o nekončících to-do listech vyšel v Profi HR.

Kristýna Cetkovská se věnuje pracovnímu a firemnímu prostředí, zejména rozvoji a angažovanosti zaměstnanců. Jejím záměrem je, aby se v práci lidé mohli cítit lépe a snadněji se rozvíjet. Na výzkumné úrovni se věnuje tématu duševního zdraví zaměstnanců společně s faktory, které ho mohou dlouhodobě posilovat. 

Další inspirativní čtení na Soulmio blogu